Gemeinsame Qualitäts-Aktivitäten
Bereits seit 1992 gab es für die im Bereich „Adresse“ innerhalb des DDV organisierten Mitglieder das DDV-Leistungssiegel sowie das Qualitätssiegel Listbroker und das Siegel DirectMail Services. 2006 haben sich die betreffenden drei Councils DirectMail Services, List Council und Print und Service entschlossen, ihre Qualitäts-Aktivitäten gemeinsam voranzutreiben. Mit dem bisherigen bewährten Partner, dem Beratungsbüro Gliss & Kramer KG, wurde ein Konzept erarbeitet. Die Kernpunkte: eine jährliche Selbstverpflichtungserklärung, einheitliche Gütesiegel und eine deutliche inhaltliche Verschärfung der Qualitäts- und Leistungsstandards.
Für jeden Bereich das richtige Siegel
Künftig gibt es verschiedene Qualitäts- und Leistungsstandard-Siegel (QuLS-Siegel), die auf die Geschäftssegmente der jeweiligen Councilmitglieder abgestimmt sind:
Mitglieder des Council DirectMail Services können die folgenden Siegel erwerben:
- QuLS Adressverlag
- QuLS Datenverarbeitung
- QuLS Lettershop
- QuLS Fulfillment
Für die Mitglieder des List Councils gibt es das Siegel QuLS Listbroking.
Für das Council Print und Service wurden diese Siegel aufgelegt:
- QuLS Datenverarbeitung
- QuLS Lettershop
- QuLS Fulfillment
Mehr Sicherheit, mehr Vertrauen
Ziel ist es dabei, den Marktpartnern die Sicherstellung der Leistungsqualität und der besonderen Anforderungen an den Datenschutz garantieren zu können. Vorteil für den Kunden: Vertraut er seine Daten einem geprüften Council-Mitglied an, so ist er auf der (rechts-)sicheren Seite. Zudem signalisiert das Siegel auch den Datenschutz-Aufsichtsbehörden, dass bei geprüften Council-Mitgliedern kein erhöhter behördlicher Aufsichtsbedarf besteht. Bei der Leistungsqualität werden beispielsweise Kriterien wie regelmäßige Mitarbeiterschulung und -unterweisung, Transparenz der Preisgestaltung und der Auftragsbestätigung sowie Auftragsdokumentation überprüft.
Jährliche Kontrolle
Die Einhaltung der Qualitäts- und Leistungsstandards ist Voraussetzung, ein Gütesiegel zu erhalten. Sie sind in drei „Rubriken“ unterteilt. Inhalt der ersten Rubrik „Allgemeines“ ist unter anderem die Mitarbeiterschulung zu den wichtigsten Eckpfeilern des Datenschutzes. Die beiden weiteren Rubriken differenzieren zwischen „verbraucherschützenden Anforderungen“ und „kunden- und adresslieferantenschützenden Anforderungen“.
Während das bisherige Prüfungsverfahren nach der Erstprüfung vor Ort erst nach vier Jahren eine Wiederholung vorsah, muss sich jedes Council-Mitglied nun bereits nach drei Jahren einer Wiederholungsprüfung stellen und darüber hinaus einmal jährlich eine sogenannte Online-Selbstverpflichtungserklärung (SVE) abgeben, die zum Erwerb des Jahressiegels führt.
Die Erstprüfung vor Ort beinhaltet eine kurze formale Prüfung nach festen Checklisten und eine Prüfung der jeweiligen Anforderungen, die in den Qualitäts- und Leistungsstandards formuliert sind. Besonderer Wert wird dabei auf die Einhaltung der technisch-organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen gelegt. Werden Mängel festgestellt, haben die Unternehmen zunächst Gelegenheit zur Nachbesserung. Das Siegel wird dem Councilmitglied entzogen, wenn die Angaben in der SVE nicht den Vorgaben der Qualitäts- und Leistungsstandards entsprechen oder nicht rechtzeitig eingereicht werden. Der Siegelentzug führt zum Ausschluss aus dem Council.
Deutliches Signal an den Markt
Die erworbenen Siegel werden durch eine Urkunde des DDV bestätigt und unterstreichen den guten Namen des jeweiligen Unternehmens durch die Darstellung auf den Geschäftspapieren.
