Das neu eingeführte Recht auf Datenübertragung findet sich in Artikel 20 der DS-GVO und ergänzt den allgemeinen Auskunftsanspruch nach Artikel 15.

Der Anspruch ist im Vergleich zum Auskunftsanspruch teils erweitert und teils eingeschränkt. Erweitert insofern, als die Kopie der Daten in einem „strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format“ bereitzustellen ist. Außerdem kann verlangt werden, die Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern technisch machbar. Die Einschränkung betrifft den Umfang der zu übermittelnden Daten. Erfasst werden nur die von der betroffenen Person selbst bereitgestellten Daten. Zu in einem CRM System aus öffentlich zugänglichen Quellen hinzugefügten  Daten besteht so zwar ein Auskunfts-, nicht aber auch ein Portabilitätsanspruch.

Die Daten, die in elektronischer Form zu übermitteln sind, stellen nur eine Untergruppe der im Rahmen eines Auskunftsanspruches relevanten Daten dar. Daher kann auf der Basis der bei einer Auskunft bereitzustellenden Daten entschieden werden, welche dieser Daten für den Anspruch auf Datenportabilität gestrichen werden können. In der Praxis ist denkbar, schlicht alle Daten zu übermitteln, die auch im Rahmen einer Auskunft übermittelt werden. Denn es schadet datenschutzrechtlich nicht, wenn im Rahmen der Datenportabilität alle Daten übermittelt werden, die auch dem Auskunftsanspruch unterliegen. Bei einer direkten Übermittlung an ein anderes Unternehmen ist jedoch Vorsicht geboten. Wenn Datendienstleister dem übermittelnden Unternehmen die Daten zur Verfügung gestellt haben, könnten lizenzrechtliche Beschränkungen einer Übermittlung entgegenstehen.

Im weiteren Schritt ist ein technisches Verfahren auszuwählen. Hier bieten sich einfache Formate (wie ASCII) an. Im Bereich des Dialogmarketings sind auch pfd-Formate denkbar.

Im Ergebnis zeigt sich, dass die Umsetzung des Anspruches auf Datenportabilität schon deshalb keinen erheblichen Aufwand im Bereich des Dialogmarketings verursachen dürfte, weil er dem Auskunftsanspruch weitgehend gleicht. Nur in Einzelfällen ist zu erwarten, dass Ansprüche auf Datenportabilität geltend gemacht werden. Vollautomatische Verfahren zur Erfüllung des Anspruchs sind für die meisten Unternehmen deshalb nicht geboten.

Praxistipp:

Aus Sicherheitsgründen bietet sich an, die Daten elektronisch zum Abruf zur Verfügung zu stellen. Die Zugangsdaten für den Abruf können per Post oder E-Mail zugesendet werden. Will die betroffene Personen die Daten einem anderen Unternehmen überlassen, kann sie die Nachricht mit den Zugangsdaten entsprechend an dieses Unternehmen weiterleiten.

Zur Vertiefung: DDV-Best Practice Guide Europäische Datenschutz-Grundverordnung, 3. überarbeitete Auflage, Juli 2019